Datenschutzinformation für notarielle Mandate

Der Schutz personenbezogener Daten unserer Mandanten ist uns ein wichtiges Anliegen. Notare sind nach § 18 Abs. 1 der Bundesnotarordnung (BNotO) gesetzlich zu Verschwiegenheit verpflichtet. Wir verarbeiten personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit.

Verantwortlicher ist die Stelle, die allein -oder gemeinsam mit anderen- über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet. Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:

Notar Moritz Meissel mit Amtssitz in Neuhof

Sie erreichen den Verantwortlichen unter folgenden Kontaktdaten: Meissel & Partner PartG mbB | Am Schafhof 10 | 36119 Neuhof | Deutschland | Tel.: +49 6655 91691-0 | E-Mail: notar@meissel-partner.de | Internetseite: www.meissel-partner.de

1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der wahrgenommenen und beauftragten Amts- und Rechtsgeschäfte zur Erfüllung der uns gesetzlich übertragenen öffentlichen Aufgaben. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen des Mandatsverhältnis oder im Rahmen einer vorvertraglichen Kontaktaufnahme oder einer sonstigen Anfrage Ihrerseits erhalten haben, verarbeitet. Ihre personenbezogenen Daten werden daher zur Anbahnung, Begründung, Durchführung oder Beendigung eines Mandatsverhältnisses mit Ihnen verarbeitet.

Hierzu verarbeiten wir gegebenenfalls die folgenden Kategorien personenbezogener Daten:

• Stamm- und Kontaktdaten zu Ihrer Person oder Beteiligten am Rechtsgeschäft, wie Anrede, Vor- und Nachnamen, private und/oder geschäftliche Anschrift, Geburtsname, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit(en), private und/oder geschäftliche Telefonnummer, private und/oder geschäftliche Mobilfunknummer, private und/oder geschäftliche Faxnummer und private und/oder geschäftliche E-Mail-Adresse
• Steuerliche Daten, wie bspw. Ihre Steuer-ID
• Zahlungsdaten, wie Angaben, die zur Abwicklung von Zahlungsvorgängen (Kontoinhaber, IBAN, BIC, Kreditinstitut) erforderlich sind
• Informationen, die aus öffentlich verfügbaren Quellen und Registern (bspw. Grundbuch, Handelsregister) oder Informationsdatenbanken erhoben werden
• Vertrags- und Kommunikationsdaten im Zusammenhang mit Korrespondenzen
• Weitere Daten, die für das jeweilige notarielle Rechtsgeschäft/Amtsgeschäft notwendig sind und/oder in den notariellen Dokumenten festzuhalten sind, dies können bspw. Daten zur Identifikation, Daten zur körperlichen Einschränkungen, Daten zum Verwandtschaftsverhältnis zwischen Beteiligten, Daten zur familiären Situation o.Ä. sein.
• Darüber hinaus werden sonstige personenbezogene Daten verarbeitet, die dem Notar zur Durchführung des Amtsgeschäft überlassen werden.

 

Quelle Ihrer Daten: Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich direkt bei Ihnen erhoben. Wir können aber auch Daten von anderen Beteiligten des notariell zu betreuenden Rechtsgeschäfts erhalten. Das können bspw. Käufer oder Verkäufer, Makler, Vertretungsbevollmächtigte oder weitere Dritte sein. Darüber hinaus verarbeiten wir auch Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Verzeichnissen und Quellen erhalten. Hierzu gehört bspw. das Grundbuch, Handelsregister oder Vereinsregister.

Bereitstellung Ihrer Daten: Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, ist jedoch für die Kommunikation und die Abwicklung Ihrer Mandatsbeziehung mit uns sowie die Wahrnehmung von Amtsgeschäften durch uns erforderlich. Eine Verpflichtung zur Bereitstellung besteht nicht. Die Nichtbereitstellung kann jedoch dazu führen, dass Sie kein Mandant von uns sein können, da eine Vertragsdurchführung nicht möglich wäre. Wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind Daten von Ihnen zu erheben (bspw. Ausweispflicht) und Sie lehnen dies ab, ist die Erbringung unserer notariellen Dienstleistung ebenfalls nicht möglich. Zur Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten kommt keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) gem. Art. 22 DSGVO zum Einsatz.

2. Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung

Als Notar agieren wir als Träger eines öffentlichen Amtes. Die Amtstätigkeit erfolgt für die Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist daher Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e DSGVO i.V.m. den Vorschriften des Beurkundungsgesetzes (BeurkG), der Bundesnotarordnung (BNotO) sowie weiterer geltenden Rechtsvorschriften (bspw. länderspezifische Dienstordnungen). Die Daten werden verarbeitet, um die begehrte notarielle Tätigkeit bzw. das gewünschte Amtsgeschäft entsprechend unserer Amtspflichten durchzuführen und abzuwickeln. Hierzu gehört bspw. die Erstellung von Urkunden (Entwürfen), die Beurkundung oder die Durchführung notarieller Beglaubigen und Beratungen.

Des Weiteren verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund gesetzlicher Vorgaben auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO (bei sensiblen Daten Art. 9 Abs. 1 lit. g DSGVO) iVm mit der jeweiligen Norm, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Innerhalb der Vertragsbeziehung verarbeiten wir Ihre Daten insbesondere zur Einhaltung der gesetzlichen und/oder notariellen Aufbewahrungspflichten (vgl. auch § 5 Abs. 4 DNotO) oder zur Erfüllung unserer Pflichten aus den jeweils einschlägigen berufsrechtlichen Regelungen. Daten, die in der Niederschrift festzuhalten sind, werden ebenfalls auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO verarbeitet, die Verarbeitung dient zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, denen wir als Notar unterliegen. Die Verarbeitung von sensiblen, insbesondere Gesundheitsdaten, erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 1 lit. g DSGVO i.V.m. den entsprechenden Vorschriften des BeurkG.

Die Verarbeitung Ihrer Daten kann zudem in unserem berechtigten Interesse (auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO) liegen. Die Verarbeitung erfolgt, um die Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu gewährleisten; zur Optimierung unserer Geschäftsprozesse; zum Verhindern und Aufdecken von Sicherheitsrisiken, betrügerischem Vorgehen oder anderen kriminellen oder mit Schädigungsabsicht vorgenommenen Handlungen; zum Beilegen von Rechtsstreitigkeiten; Durchsetzen bestehender Verträge und zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. In diesen Zwecken liegt unser berechtigtes Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

4. Dauer der Verarbeitung, Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die Verarbeitung der von Ihnen überlassenen Daten erfolgt so lange, wie sie zur Erreichung des vereinbarten Zweckes notwendig ist, grundsätzlich jedoch, solange das Mandatsverhältnis mit Ihnen besteht bzw. das Amtsgeschäft durchgeführt wird. Die Daten werden daher gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Auch nach Abschluss des Mandatsverhältnis bzw. des Amtsgeschäftes kann eine Erforderlichkeit bestehen, personenbezogene Daten des Vertragspartners zu speichern, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Nach der Beendigung des Mandatsverhältnisses werden die von Ihnen überlassenen Daten daher zur Einhaltung gesetzlicher oder notarieller Aufbewahrungspflichten oder aufgrund unserer berechtigten Interessen verarbeitet. Die notariellen Aufbewahrungspflichten sehen eine Aufbewahrung bis zu einhundert Jahren vor (§§ 50 ff. NotAktVV). Nach Wegfall unserer berechtigten Interessen oder gesetzlicher Vorgaben werden Ihre Daten gelöscht.

Für weiterführende Informationen zur Aufbewahrungsdauer der einzelnen Daten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bitten wir Sie den Verantwortlichen zu kontaktieren.

4. Empfänger der Daten

Innerhalb unserer Kanzlei erhalten diejenigen Beschäftigten Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. der o.g. Zwecke benötigen und die zur Verarbeitung dieser Daten berechtigt sind. Alle Beschäftigten sind zur Vertraulichkeit und auf die berufsrechtliche Verschwiegenheit verpflichtet.

Im Rahmen der Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Aufgaben beauftragen wir Auftragsverarbeiter, die zur Erfüllung dieser beitragen. Dabei handelt es sich um Dienstleister, wie beispielsweise Dienstleister für IT-Wartungsleistungen zusammen. Diese Dienstleister werden nur nach unserer Weisung tätig und sind vertraglich auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. Dazu schließen wir schriftlich entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge mit diesen Dienstleistern ab. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der gewährleistet, dass unsere Dienstleister die personenbezogenen Daten unserer Mandanten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (DSGVO, BDSG, usw.)  verarbeiten.

Ihre personenbezogenen Daten werden an Dritte weitergegeben, sofern (1) diese an der zu erbringenden notariellen Dienstleistung beteiligt sind. Hierzu gehören insbesondere andere Beteiligte des notariell zu betreuenden Amtsgeschäfts (sowie deren Vertreter, Berater und Rechtsnachfolger; (2) eine Weitergabe zur Vorbereitung von Urkunden (Entwürfen) erfolgt, bspw. Übermittlung an Behörden und/oder Gerichte (z.B. Grundbuchamt, Familiengericht); (3) eine Weitergabe im Rahmen unserer gesetzlichen Anzeigepflichten erfolgt. Als Notare sind wir verpflichtet auch personenbezogene Daten gegenüber Dritten, insbesondere Behörden (wie bspw. Finanzamt, Standesamt oder Jugendamt), offenzulegen. Diese Anzeigepflichten sind abhängig von der jeweils beauftragten notariellen Dienstleistung; (4) Beteiligte des notariell zu betreuenden Rechtsgeschäfts uns dazu anweisen, Erklärungen Dritter einzuholen oder Erklärungen an Dritte zu übermitteln. Hierzu zählt bspw. eine Weitergabe an Kreditinstitute, an WEG-Verwaltungen, an Behörden (wie das Grundbuchamt) und an Gerichte (wie das Registergericht).

5. Datenübermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation

Eine gezielte Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation erfolgt i.d.R. nicht. Die Europäische-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) setzt voraus, dass die Übermittlung personenbezogener Daten, die bereits verarbeitet werden oder nach ihrer Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation verarbeitet werden sollen, nur zulässig ist, wenn ein mit den Vorgaben der DSGVO vergleichbares Datenschutzniveau gewährleistet ist. Wenn also sichergestellt ist, dass die Bestimmungen der DSGVO eingehalten werden - dazu kann beispielsweise das Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission i.S.d. Art. 45 Abs. 1, 3 DSGVO oder die Einführung unternehmensinterner, von einer Aufsichtsbehörde genehmigter Datenschutzvorschriften (sog. „geeignete Garantien“, Art. 46 Abs. 2, 3 DSGVO) zählen.

Sollten Sie im Einzelfall eine gezielte Übermittlung der von Ihnen überlassenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation wünschen, führen wir dies nur nach Ihrer schriftlichen Einwilligung durch.

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie als Betroffener folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortlichen:

1. Recht auf Auskunft, Art. 15 DSGVO

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf (unentgeltliche) Auskunft über Ihre erhobenen und gespeicherten personenbezogenen Daten. Dazu gehört u.a. auch die Auskunft über deren Verarbeitungszwecke, deren Herkunft und Empfänger, die Speicherdauer sowie das Bestehen verschiedener Rechte.

2. Recht auf Berichtigung, Art. 16 DSGVO

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen ein Recht auf Berichtigung (auch im Sinne einer Vervollständigung) Ihrer Daten, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder für den Zweck der Verarbeitung unvollständig sind. Der Verantwortliche hat die Berichtigung unverzüglich vorzunehmen.

3. Recht auf Löschung, Art. 17 DSGVO

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DSGVO jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, es sei denn, dass noch Umstände zum Tragen kommen, die den Verantwortlichen berechtigen oder verpflichten, Ihre personenbezogenen Daten weiterhin zu verarbeiten (wie bspw. gesetzliche Aufbewahrungspflichten).

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie im Umfang von Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO

Haben Sie uns personenbezogene Daten bereitgestellt, und erfolgt eine automatisierte Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder auf Grundlage eines Vertrags so haben Sie im Umfang von Art. 20 DSGVO ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten, sofern dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden. Die Bereitstellung erfolgt in einem gängigen, maschinenlesbaren Format. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

6. Widerspruchsrecht, Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, im Umfang von Art. 21 DSGVO gegen eine Verarbeitung Widerspruch zu erheben, soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung oder des Profilings erfolgt. Einer Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung können Sie unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

7. Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt. Sie können den Widerruf per E-Mail oder per Post an den Verantwortlichen übermitteln.

8. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde für den Datenschutz, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.